Formulaires en libre-service

onglet Vue d'ensemble

Vous pouvez utiliser les formulaires en libre-service pour collecter des données structurées auprès des utilisateurs. Cela peut servir à permettre aux utilisateurs de signaler des incidents ou d'indiquer des changements, comme le besoin d'une nouvelle configuration de poste de travail dans un bureau.

"Formulaires en libre-service" est une fonctionnalité optionnelle qui peut être activée pour votre locataire par le support RealmJoin. Si elle n'est pas activée, vous pouvez toujours saisir/préparer des formulaires dans la page des paramètres, mais les utilisateurs ne pourront pas voir/utiliser les formulaires en libre-service.

Nous utiliserons un workflow pour « indiquer un nouvel animal de compagnie » comme exemple.

Exemple de formulaire

Utilisation des formulaires

En utilisant le élément de navigation, les utilisateurs peuvent sélectionner un formulaire à remplir et soumettre.

Sélecteur de formulaire

Lorsqu'un utilisateur remplit et soumet un formulaire, son contenu sera envoyé par e-mail au destinataire indiqué dans la définition du formulaire. L'e-mail sera envoyé via l'infrastructure de RealmJoin et ne proviendra pas des adresses e-mail de votre entreprise.

Exemple d'e-mail issu d'un formulaire

Lorsque les formulaires en libre-service sont activés pour votre locataire, tous les utilisateurs peuvent utiliser/soumettre des formulaires.

Examiner les soumissions

En utilisant le icône de navigation, vous pouvez consulter les soumissions de formulaires passées de vos utilisateurs.

Liste des soumissions

Vous pouvez rechercher des soumissions par nom d'utilisateur et par nom de formulaire, mais pas par les champs contenus dans la soumission du formulaire.

Cliquez sur « Voir » pour voir les données du formulaire rempli. La vue est en lecture seule.

Page des paramètres

La page de paramètres des formulaires en libre-service permet de gérer les formulaires existants, d'ajouter, de modifier et de supprimer des formulaires.

Liste des formulaires sur la page des paramètres

Liste des formulaires

Utilisez « Nouveau formulaire » ou « Modifier » pour décrire le formulaire en utilisant JSON Schema. Cela définit quels champs doivent être remplis et quelles valeurs sont valides. L'interface propose un éditeur de vérification de syntaxe et un aperçu du formulaire résultant.

Le schéma sera utilisé pour créer dynamiquement un formulaire pour l'utilisateur. En gros, utilisez le schéma non seulement pour décrire les données souhaitées mais aussi pour créer implicitement l'interface du formulaire.

Éditeur de schéma

Au-dessus de l'éditeur se trouvent deux champs. Utilisez le champ de gauche pour donner à votre formulaire un nom descriptif. Utilisez le champ de droite pour nommer l'adresse e-mail du destinataire des données soumises par l'utilisateur.

Exemple d'éditeur de schéma

Vous pouvez utiliser « Mettre à jour l'aperçu du formulaire JSON » pour créer un aperçu du formulaire résultant sous l'éditeur.

Aperçu de l'éditeur

Après avoir modifié le schéma, appuyez sur « Soumettre » pour enregistrer vos modifications. Une erreur s'affichera si la vérification de syntaxe échoue.

JSON Schema

L'utilisation de JSON Schema dépasse le cadre de ce document. Vous pouvez utiliser des générateurs de schéma en ligne (comme celui-ci) pour simplifier le processus.

Pour fournir au moins un point de départ, examinons le schéma de notre exemple

{
  "title": "Person",
  "type": "object",
  "required": [
    "name",
    "date",
    "location",
    "pets"
  ],
  "properties": {
    "name": {
      "type": "string",
      "description": "First and Last name",
      "minLength": 4,
      "default": "- Your Name here -"
    },
    "date": {
      "type": "string",
      "format": "date",
      "options": {
        "flatpickr": {}
      }
    },
    "location": {
      "type": "object",
      "title": "Location",
      "properties": {
        "city": {
          "type": "string",
          "default": "San Francisco"
        },
        "state": {
          "type": "string",
          "default": "CA"
        },
        "citystate": {
          "type": "string",
          "description": "This is generated automatically from the previous two fields",
          "template": "{{city}}, {{state}}",
          "watch": {
            "city": "location.city",
            "state": "location.state"
          }
        }
      }
    },
    "pets": {
      "type": "array",
      "format": "table",
      "title": "Pets",
      "uniqueItems": true,
      "items": {
        "type": "object",
        "title": "Pet",
        "properties": {
          "type": {
            "type": "string",
            "enum": [
              "cat",
              "dog",
              "bird",
              "reptile",
              "other"
            ],
            "default": "dog"
          },
          "name": {
            "type": "string"
          }
        }
      },
      "default": [
        {
          "type": "dog",
          "name": "Walter"
        }
      ]
    }
  }
}

Chaque JSON Schema se compose d'objets. Chaque objet doit au minimum avoir un type et un nom.

Types

Objet

"Les" objets « complexes » contenant d'autres sous-objets devraient utiliser le object type. Dans notre exemple, le nœud racine « Person » du schéma est de ce type.

Vous pouvez définir des champs obligatoires en utilisant le required mot-clé. Ces champs doivent également être définis dans le schéma.

Utilisez properties pour décrire les caractéristiques de chaque champ nécessaire, cela inclut la définition d'un type et d'un nom.

Tableau

Les tableaux vous permettent d'ajouter plusieurs items similaires à une liste. Utilisez le items mot-clé pour décrire le type des éléments, etc.

Chaîne

Juste du texte simple. Vous pouvez préremplir ceci en utilisant le par défaut mot-clé.

Pour autoriser seulement certaines valeurs, vous pouvez utiliser le enum mot-clé.