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Notifier les utilisateurs au sujet du faible espace disque planifié

Envoyer un e-mail aux utilisateurs dont les appareils manquent d'espace disque

Il s'agit d'un runbook planifié. Il est conçu pour s'exécuter selon une planification récurrente plutôt que d'être déclenché pour un objet unique. Voir Planification pour plus de détails sur la configuration des planifications du runbook.

Description

Recherche dans Intune les appareils Windows et macOS dont l'espace disque libre est inférieur à une limite, soit un nombre fixe de gigaoctets, soit un pourcentage du disque. Chaque utilisateur principal reçoit un email listant ses appareils concernés avec des étapes pratiques pour libérer de l'espace. Les appareils sont classés Warning ou Critical. L'exécution peut être limitée aux appareils critiques, aux appareils dont l'inventaire est récent, à un groupe d'appareils et à certains utilisateurs. Un mode de simulation indique seulement qui serait notifié, et un destinataire de remplacement redirige tous les emails vers une boîte aux lettres de test.

Cas d’utilisation courants

  • Rappels récurrents aux utilisateurs dont les appareils sont sur le point de manquer d'espace disque, avant que les mises à jour et les installations d'applications ne commencent à échouer

  • Campagnes en deux étapes : signaler tous les appareils sous le seuil aux administrateurs avec Signaler les appareils avec peu d'espace disque, et notifier uniquement les utilisateurs ayant des appareils critiques via NotifyOnSeverity

  • Déploiements progressifs par département ou groupe pilote via les options de portée utilisateur et de groupe d'appareils

  • Exclusion des comptes de service ou partagés via le groupe d'exclusion

Fraîcheur des données et limitations

Les valeurs d'espace disque libre et total sont lues depuis l'inventaire matériel Intune de chaque appareil géré. Cet inventaire est actualisé lors du contrôle régulier de l'appareil, de sorte que le runbook voit l'état du dernier inventaire réussi plutôt que l'état actuel de l'appareil. Pour éviter d'avertir les utilisateurs sur la base de chiffres obsolètes, les appareils dont la dernière synchronisation Intune remonte à MaxInventoryAgeDays (par défaut 14 jours) sont ignorés et comptés séparément. Les appareils sans date de dernière synchronisation sont également considérés comme obsolètes. Définissez le paramètre sur 0 pour désactiver cette vérification.

Le runbook associé Signaler les appareils avec peu d'espace disque n'applique délibérément pas ce filtre, il répertorie donc également les appareils dont l'inventaire est obsolète et peut afficher davantage d'appareils que ceux notifiés ici. Les deux runbooks appliquent le même seuil et le même classement Critical/Warning, donc un appareil reçoit le même classement dans les deux ; la différence dans le nombre d'appareils correspond exactement aux appareils ignorés en raison d'un inventaire obsolète, que ce runbook signale comme un nombre distinct dans sa sortie.

Les appareils qui signalent une taille totale de disque de zéro octet n'ont aucun inventaire de stockage utilisable, par exemple des appareils qui n'ont pas encore terminé un inventaire. Ces appareils sont exclus de l'évaluation au lieu d'être traités comme « 0 Go libres », et leur nombre est affiché dans la sortie de la console.

Seuls les appareils Windows et macOS sont évalués. L'inventaire de stockage des appareils mobiles est moins fiable, le seuil par défaut en gigaoctets est dimensionné pour les disques des ordinateurs de bureau, et les conseils de nettoyage dans l'email sont spécifiques aux systèmes d'exploitation de bureau.

Ce runbook est l'équivalent orienté utilisateur de Signaler les appareils avec peu d'espace disque. Les deux utilisent les mêmes paramètres de seuil et le même classement Critical/Warning. Utilisez le rapport pour la vue d'ensemble administrative, y compris les appareils sans utilisateur principal, et ce runbook pour demander aux utilisateurs concernés de libérer eux-mêmes de l'espace.

Seuil et gravité

ThresholdType détermine si un appareil est considéré sur la base d'une quantité fixe d'espace libre (FreeSpaceThresholdGB) ou sur la base de la part d'espace libre par rapport à la taille de son disque (FreeSpacePercentThreshold). Seul le champ correspondant au type sélectionné est affiché dans le portail.

Chaque appareil sous le seuil reçoit une gravité : les appareils en dessous de la moitié du seuil configuré sont marqués comme Critical, tous les autres appareils sous le seuil comme Warning. La gravité est affichée par appareil dans l'email, et avec les modèles intégrés en anglais et en allemand, la ligne d'objet et l'introduction passent à un libellé urgent dès qu'un des appareils de l'utilisateur est Critical. Le modèle Custom a une seule ligne d'objet et une seule introduction, toutes deux reprises verbatim de la personnalisation du runbook, de sorte qu'une notification Critical et une notification Warning y sont identiques - rédigez le texte personnalisé de façon qu'il convienne aux deux.

NotifyOnSeverity détermine quels appareils déclenchent une notification. Par défaut, chaque appareil sous le seuil le fait (Warning and Critical). Avec Critical only, les utilisateurs ne sont contactés que lorsqu'un appareil est en dessous de la moitié du seuil. Cela permet une approche en deux étapes : signaler tous les appareils sous le seuil aux administrateurs via le runbook de rapport, et notifier uniquement les utilisateurs dont les appareils sont critiques.

Comportement des notifications

Le runbook envoie un email par utilisateur principal répertoriant tous les appareils concernés de cet utilisateur avec le système d'exploitation, le modèle, l'espace disque libre et total, la gravité et la date du dernier inventaire. L'email contient des étapes pratiques de nettoyage pour les plateformes des appareils listés : la section Windows est incluse pour les appareils Windows, la section macOS pour les appareils macOS, et les deux lorsque l'utilisateur a des appareils concernés des deux types.

Les destinataires sont résolus via Microsoft Graph : l'utilisateur principal d'un appareil est recherché à partir de l'id d'objet Entra que Intune signale dans userId, de sorte que les comptes invités et les utilisateurs dont l'UPN actuel diffère de l'adresse enregistrée lors de l'inscription sont résolus correctement ; les appareils sans userId font un repli vers une recherche par nom principal d'utilisateur. L'email est ensuite envoyé à l'attribut mail de l'utilisateur, avec le nom principal d'utilisateur comme solution de repli lorsqu'aucun attribut mail n'est défini. Les comptes désactivés et les utilisateurs qui ne peuvent pas être résolus sont ignorés et répertoriés dans la sortie de la console. Les appareils sans utilisateur principal ne peuvent pas être notifiés ; ils sont listés dans la sortie de la console pour un suivi centralisé (le runbook de rapport les couvre également).

SimulationMode répertorie les utilisateurs concernés, leurs appareils et les destinataires prévus dans la sortie de la console sans envoyer le moindre email. Utilisez-le pour valider les seuils et les filtres de portée avant la première exécution en production.

OverrideEmailRecipient redirige TOUTES les notifications vers l'adresse indiquée (séparée par des virgules pour plusieurs destinataires) au lieu des utilisateurs finaux. Un avertissement est consigné à chaque exécution tant que la redirection est active, et chaque email redirigé mentionne l'utilisateur concerné dans l'objet et le corps. Utilisez ceci pour tester le contenu de l'email ou pour tout acheminer vers une boîte aux lettres partagée.

Gardez à l'esprit que la boîte aux lettres de redirection reçoit alors un email par utilisateur concerné, tous envoyés en quelques secondes et avec des objets urgents. Les filtres de courrier peuvent classer une telle rafale d'emails similaires comme courrier en masse ou spam et la déplacer vers le dossier indésirable ou la quarantaine, en particulier lorsque la boîte aux lettres de redirection appartient à un autre Tenant. Le runbook constate seulement que Microsoft Graph a accepté chaque email et le signale comme envoyé ; ce que fait ensuite le côté réception n'est pas visible dans la sortie du job. Si les emails n'arrivent pas, vérifiez le dossier indésirable et la quarantaine de la boîte aux lettres de redirection et lancez une trace de message pour l'adresse de l'expéditeur. Une boîte aux lettres dans le même Tenant est la cible de test la plus fiable.

Options de portée

  • Portée utilisateur : Avec UseUserScope activé, IncludeUserGroup limite les notifications aux utilisateurs membres de ce groupe, et ExcludeUserGroup supprime les notifications pour les membres de ce groupe. Les deux utilisent l'appartenance transitive, donc les groupes imbriqués sont résolus, et les deux sont lus une seule fois au début de l'exécution.

  • Portée des appareils : IncludeDeviceGroup limite l'évaluation aux appareils qui sont des membres (transitifs) du groupe d'appareils Entra donné. Les appareils sont mis en correspondance via leur ID d'appareil Entra.

Lorsqu'une portée utilisateur et une portée des appareils sont configurées, un appareil doit correspondre aux deux. Un échec de recherche de groupe arrête le runbook avec une erreur au lieu de notifier silencieusement tous les utilisateurs.

Configuration de l’envoi d’e-mails

Les emails de notification sont envoyés aux utilisateurs concernés ; l'adresse d'expéditeur est prise dans le RJReport.EmailSender paramètre du Tenant et est obligatoire.

Ce runbook envoie des e-mails à l’aide de l’API Microsoft Graph. Pour envoyer des e-mails via l’API Graph, vous devez configurer une adresse e-mail existante dans la personnalisation du runbook.

Voir la documentation des paramètres de rapport RealmJoin pour plus de détails sur tous les paramètres disponibles.

Identité visuelle des e-mails

L'email de notification prend en compte le paramètre optionnel RJReport.Branding.* des paramètres du tenant :

  • Image d’en-tête et de pied de page – URL HTTPS publiques, PNG/JPEG/GIF, 200 Ko max. chacune

  • Lien de pied de page – cible de l’image de pied de page

  • Couleur d’accentuation et du texte – valeurs hexadécimales à 6 chiffres, par ex. #0052cc

Lorsque ces paramètres ne sont pas configurés, les graphiques et couleurs par défaut de RealmJoin sont utilisés. Une image qui ne peut pas être téléchargée ou validée, ou une valeur de couleur invalide, n'empêche jamais l'envoi de l'email – le défaut correspondant est utilisé à la place.

Instructions de configuration et exigences relatives aux images : Identité visuelle des e-mails.

Informations de contact du service d'assistance

Le paramètre optionnel RJReport.ServiceDesk_DisplayName, RJReport.ServiceDesk_EMail, RJReport.ServiceDesk_Phone et RJReport.ServiceDesk_PortalUrl du Tenant ajoutent un bloc de contact à la fin de chaque email. ServiceDeskTicketUrl peut en outre renvoyer vers un ticket.

Sélection de la langue du modèle d'email

Ce runbook prend en charge trois options de modèle d'email :

  1. EN (anglais - par défaut): utilise le modèle anglais intégré

  2. DE (allemand): utilise le modèle allemand intégré

  3. Custom: utilise un modèle personnalisé depuis les personnalisations du runbook

Utilisation de modèles d'email personnalisés

Pour utiliser un modèle d'email personnalisé (par ex. en néerlandais, en espagnol ou dans toute autre langue), vous devez configurer le texte du modèle dans les personnalisations du runbook. Si un paramètre de modèle personnalisé manque, le runbook reviendra automatiquement au modèle anglais.

Le modèle personnalisé se compose d'un objet, d'un texte avant la liste des appareils et d'un texte après la liste des appareils. Les étapes de nettoyage intégrées, la section « Pourquoi est-ce important » et la section « Questions » sont ne rendues avec le modèle personnalisé, donc le texte après la liste des appareils devrait contenir vos propres conseils de nettoyage.

Exemple : modèle personnalisé

Remarques importantes :

  • Utilisez \n pour les sauts de ligne dans la configuration JSON

  • La mise en forme Markdown (##, ###, **, -) est prise en charge dans le texte du modèle

  • Les trois paramètres de modèle personnalisés (Subject, BeforeDeviceDetails, AfterDeviceDetails) doivent être configurés

  • Si un paramètre manque, le runbook revient automatiquement au modèle anglais (EN)

  • Lors de l'utilisation du modèle personnalisé, sélectionnez "Custom - Use Template from Runbook Customizations" dans la liste déroulante Mail Template

  • Les libellés de la liste des appareils sont rendus en anglais pour le modèle personnalisé

Emplacement

Organisation → Appareils → Notifier les utilisateurs de l'espace disque faible (planifié)

Nom complet du runbook

rjgit-org_devices_notify-users-about-low-diskspace_scheduled

Détails

Propriété
Valeur

Version

1.0.0

Modules requis

RealmJoin.RunbookHelper (>= 0.8.9) Microsoft.Graph.Authentication (>= 2.39.0)

Planifiable

oui

Autorisations

Autorisations d’application

  • Type: Microsoft Graph

    • DeviceManagementManagedDevices.Read.All

      • Lit les appareils gérés dans Intune, y compris freeStorageSpaceInBytes, totalStorageSpaceInBytes, lastSyncDateTime et l'utilisateur principal (userId et userPrincipalName) pour trouver les appareils sous le seuil d'espace disque faible

    • User.Read.All

      • Résout chaque utilisateur principal concerné (adresse mail, nom d'affichage et accountEnabled) avant d'envoyer la notification

    • Mail.Send

      • Envoie l'email de notification d'espace disque faible à chaque utilisateur principal ou au destinataire de remplacement

    • Organization.Read.All (facultatif — fonctionnalité : nom du Tenant dans le pied de page de l'email)

      • Lit /organization pour obtenir le nom du Tenant affiché dans le pied de page de l'email ; sans cela, le runbook revient à « Tenant inconnu »

    • Directory.Read.All (facultatif — fonctionnalité : filtrage de la portée par groupe)

      • Lit les membres transitifs des groupes d'utilisateurs d'inclusion/exclusion et les membres transitifs des appareils (ID d'appareil Entra) du groupe d'appareils facultatif

Paramètres

ThresholdType

Par une quantité fixe de gigaoctets libres ou par le pourcentage d'espace libre sur le disque.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Espace libre en Go

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Comment faut-il déterminer l'espace disque faible ?

Options du portail

Option du portail
Valeur

Espace libre inférieur à une taille fixe (Go)

Espace libre en Go

Espace libre inférieur à un pourcentage de la taille du disque (%)

Espace libre en pourcentage

FreeSpaceThresholdGB

Les appareils ayant moins d'espace libre que ce nombre de gigaoctets sont concernés.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

20

Type

Int32

Nom d’affichage du portail

Limite d'espace libre (Go)

FreeSpacePercentThreshold

Les appareils ayant moins d'espace libre que ce pourcentage du disque sont concernés.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

10

Type

Int32

Nom d’affichage du portail

Limite d'espace libre (%)

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

NotifyOnSeverity

Chaque appareil sous la limite (Warning et Critical), ou seulement les appareils en dessous de la moitié de celle-ci (Critical only).

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Warning and Critical

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Quels appareils doivent déclencher une notification ?

Options du portail

Option du portail
Valeur

Warning et Critical - chaque appareil sous le seuil

Warning and Critical

Critical only - appareils en dessous de la moitié du seuil

Critical only

Windows

Inclut les appareils Windows.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Vrai

Type

Booléen

Nom d’affichage du portail

Inclure les appareils Windows ?

macOS

Inclut les appareils macOS.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Vrai

Type

Booléen

Nom d’affichage du portail

Inclure les appareils macOS ?

MaxInventoryAgeDays

Les appareils dont la dernière synchronisation Intune remonte à plus de ce nombre de jours sont ignorés, car leurs données de disque sont obsolètes. 0 désactive la vérification.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

14

Type

Int32

Nom d’affichage du portail

Ignorer les appareils non synchronisés depuis (jours)

EmailFrom

Adresse de l’expéditeur de l’e-mail de notification. Tirée du paramètre Tenant RJReport.EmailSender.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingHeaderImageUrl

Image d’en-tête de l’e-mail du rapport (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, 200 Ko max.). Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.HeaderImageUrl ; l’en-tête RealmJoin par défaut est utilisé si vide.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingFooterImageUrl

Image de pied de page de l’e-mail du rapport (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, 200 Ko max.). Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.FooterImageUrl ; le pied de page RealmJoin par défaut est utilisé si vide.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

Lien derrière l’image de pied de page de l’e-mail du rapport. Récupéré à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.FooterLink ; realmjoin.com est utilisé si vide.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingAccentColor

Couleur d’accentuation de l’e-mail du rapport sous forme de valeur hexadécimale à 6 chiffres. Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.AccentColor ; la valeur par défaut RealmJoin est utilisée si vide ou invalide.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingTextColor

Couleur du texte de l’e-mail du rapport sous forme de valeur hexadécimale à 6 chiffres. Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.TextColor ; la valeur par défaut RealmJoin est utilisée si vide ou invalide.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

ServiceDeskDisplayName

Nom du service d’assistance affiché dans l’e-mail. Tiré du paramètre Tenant RJReport.ServiceDesk_DisplayName.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

ServiceDeskEmail

Adresse e-mail du service d’assistance affichée dans l’e-mail. Tirée du paramètre Tenant RJReport.ServiceDesk_EMail.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

ServiceDeskPhone

Numéro de téléphone du service d’assistance affiché dans l’e-mail. Tiré du paramètre Tenant RJReport.ServiceDesk_Phone.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

ServiceDeskPortalUrl

Lien vers le portail du service d’assistance affiché dans l’e-mail. Tiré du paramètre Tenant RJReport.ServiceDesk_PortalUrl.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

ServiceDeskTicketUrl

Lien vers le ticket du service d'assistance affiché dans l'email. Pris dans le paramètre du Tenant RJReport.ServiceDesk_TicketUrl ; vide signifie aucun lien.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

UseUserScope

Indique si les utilisateurs sont filtrés par appartenance à un groupe. Défini par le choix « Filtrer les utilisateurs par groupe ? ».

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Faux

Type

Booléen

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

IncludeUserGroup

Seuls les utilisateurs de ce groupe, y compris les groupes imbriqués, sont notifiés.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Inclure les utilisateurs du groupe

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

ExcludeUserGroup

Les utilisateurs de ce groupe, y compris les groupes imbriqués, ne sont pas notifiés.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Exclure les utilisateurs du groupe

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

IncludeDeviceGroup

Seuls les appareils de ce groupe Entra ID, y compris les groupes imbriqués, sont vérifiés. Peut être combiné avec le filtre utilisateur.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Limiter aux appareils du groupe

OverrideEmailRecipient

Envoie chaque email à ces adresses au lieu des utilisateurs, pour les tests et les pilotes. La boîte aux lettres reçoit un email par utilisateur concerné en quelques secondes, ce que les filtres de courrier peuvent traiter comme du spam ; préférez une boîte aux lettres dans votre propre Tenant.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Rediriger tous les emails vers

SimulationMode

La simulation répertorie seulement les utilisateurs et les appareils concernés ; rien n'est envoyé.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Faux

Type

Booléen

Nom d’affichage du portail

Mode de notification

Options du portail

Option du portail
Valeur

Envoyer les notifications aux utilisateurs

faux

Simulation - répertorier uniquement les utilisateurs concernés, n'envoyer rien

vrai

MailTemplateLanguage

Anglais, allemand ou le modèle personnalisé de la personnalisation du runbook ; l'anglais est utilisé lorsque le modèle personnalisé est vide.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

EN

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Modèle d'email

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

CustomMailTemplateSubject

Objet de l'email lorsque le modèle personnalisé est utilisé, aussi bien pour Warning que pour Critical.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Personnalisé : objet de l'email

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

CustomMailTemplateBeforeDeviceDetails

Texte au-dessus de la liste des appareils lorsque le modèle personnalisé est utilisé. Markdown autorisé.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Personnalisé : texte avant la liste des appareils

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

CustomMailTemplateAfterDeviceDetails

Texte sous la liste des appareils lorsque le modèle personnalisé est utilisé ; il remplace les étapes de nettoyage intégrées. Markdown autorisé.

Propriété
Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Personnalisé : texte après la liste des appareils

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

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