Rapport planifié du stockage du tenant SharePoint

Surveiller le stockage SharePoint et alerter lorsque les limites sont dépassées

Il s'agit d'un runbook planifié. Il est conçu pour s'exécuter selon une planification récurrente plutôt que d'être déclenché pour un objet unique. Voir Planification pour plus de détails sur la configuration des planifications du runbook.

Description

Vérifie le stockage du Tenant SharePoint Online à chaque exécution : le quota, l’espace utilisé et les collections de sites qui en consomment le plus. L’inventaire complet est écrit dans la sortie de l’exécution. Un e-mail d’alerte est envoyé uniquement lorsque l’espace de stockage libre descend en dessous de la limite de faible stockage ou lorsque l’espace de stockage sous licence mais inutilisé dépasse la limite récupérable.

Cas d’utilisation courants

Vérification quotidienne planifiée du stockage du Tenant SharePoint Online, qui n’alerte qu’en cas de dépassement d’un seuil.
Repérer un Tenant qui approche de son quota de stockage avant que les utilisateurs ne soient empêchés d’enregistrer des fichiers.
Repérer une grande quantité de stockage sous licence inutilisé, potentiellement récupérable.

Planification et sortie

Une planification quotidienne est recommandée. Le résumé du stockage, le résultat des deux vérifications de seuil et les principales collections de sites sont écrits dans l’ Données de sortie onglet du job à chaque exécution, qu’un seuil soit dépassé ou non, afin que l’historique du job reste utile les jours sans alerte. Aucun fichier de rapport n’est créé.

Interactions des paramètres

AlertLowStorageLimitInGB alerte lorsque l’espace de stockage libre du Tenant descend en dessous de la valeur configurée.
AlertUnusedStorageLimitInGB alerte lorsque l’espace de stockage libre du Tenant dépasse la valeur configurée, ce qui indique un stockage sous licence récupérable. Définissez-le sur 0 pour désactiver cette vérification.
Les deux vérifications peuvent se déclencher lors de la même exécution uniquement lorsque AlertLowStorageLimitInGB est configuré supérieur à AlertUnusedStorageLimitInGB; examinez les deux valeurs ensemble lors du réglage des seuils.
L’e-mail d’alerte n’est envoyé que lorsqu’au moins un seuil est dépassé. Une exécution sans dépassement se termine normalement et n’envoie rien.
La liste des principales collections de sites ne couvre que les collections de sites SharePoint. Les sites OneDrive Entreprise sont exclus, car leur stockage n’est pas pris en compte dans le quota de stockage du Tenant surveillé par ce runbook.

Configuration de l’envoi d’e-mails

L’envoi de l’e-mail d’alerte n’a lieu que lorsqu’un seuil de stockage est dépassé ; il est adressé au destinataire (AlertEmailTo). L’adresse d’expéditeur est prise à partir de la RJReport.EmailSender paramètre du tenant.

Ce runbook envoie des e-mails à l’aide de l’API Microsoft Graph. Pour envoyer des e-mails via l’API Graph, vous devez configurer une adresse e-mail existante dans la personnalisation du runbook.

Voir la documentation des paramètres de rapport RealmJoin pour plus de détails sur tous les paramètres disponibles.

Identité visuelle des e-mails

L’e-mail du rapport prend en compte le paramètre facultatif RJReport.Branding.* des paramètres du tenant :

Image d’en-tête et de pied de page – URL HTTPS publiques, PNG/JPEG/GIF, 200 Ko max. chacune
Lien de pied de page – cible de l’image de pied de page
Couleur d’accentuation et du texte – valeurs hexadécimales à 6 chiffres, par ex. #0052cc

Lorsque ces paramètres ne sont pas configurés, les graphiques et couleurs par défaut de RealmJoin sont utilisés. Une image qui ne peut pas être téléchargée ou validée, ou une valeur de couleur invalide, n’empêche jamais l’e-mail du rapport – la valeur par défaut correspondante est utilisée à la place.

Instructions de configuration et exigences relatives aux images : Identité visuelle des e-mails.

Limites

L’énumération de toutes les collections de sites peut prendre plusieurs minutes dans un Tenant comportant un grand nombre de sites.

Emplacement

Organisation → Collab → Rapport Stockage du Tenant SharePoint (planifié)

Nom complet du runbook

rjgit-org_collab_report-sharepoint-tenant-storage_scheduled

Détails

Propriété

Valeur

Version

1.5.0

Modules requis

RealmJoin.RunbookHelper (>= 0.8.9) Microsoft.Graph.Authentication (>= 2.39.0) PnP.PowerShell (>= 3.4.1)

Planifiable

oui

Autorisations

Autorisations d’application

Type: Microsoft Graph
- Mail.Send
  - Envoie l’e-mail d’alerte de seuil de stockage via Send-RjRbReportEmail ; l’unique objectif de ce runbook est l’alerte, donc l’envoi est inconditionnel en cas de dépassement, pas un commutateur
- Organization.Read.All
  - Lit /organization pour résoudre le nom d’affichage du Tenant utilisé dans l’objet et l’identité visuelle de l’e-mail d’alerte
- Sites.Read.All
  - Lit le site racine du Tenant (/sites/root) pour dériver l’URL du centre d’administration SharePoint utilisée par Connect-PnPOnline
Type: Office 365 SharePoint Online
- Sites.FullControl.All
  - Ce runbook se connecte avec Connect-PnPOnline -ManagedIdentity au centre d’administration SharePoint et appelle les cmdlets d’administration du Tenant Get-PnPGeoStorageQuota et Get-PnPTenantSite, qui nécessitent un contrôle total à l’échelle du Tenant ; Sites.Read.All en lecture seule est insuffisant pour le point de terminaison d’administration du Tenant

Notes sur les autorisations

SharePoint Online : accordez Sites.FullControl.All sur la ressource 'Office 365 SharePoint Online' (appId 00000003-0000-0ff1-ce00-000000000000) à l’identité managée du compte d’automatisation — cette attribution en mode application seule ne peut pas être effectuée via le flux standard d’affectation de rôle d’application Entra utilisé pour Microsoft Graph et doit être attribuée manuellement pour chaque Tenant.

Paramètres

AlertLowStorageLimitInGB

Envoyez une alerte lorsque l’espace de stockage libre du Tenant descend en dessous de ce nombre de gigaoctets.

Propriété

Valeur

Obligatoire

vrai

Valeur par défaut

200

Type

Int32

Nom d’affichage du portail

Alerter lorsque l’espace libre passe sous (Go)

AlertUnusedStorageLimitInGB

Envoyez une alerte lorsque le stockage sous licence qu’aucun site n’utilise dépasse ce nombre de gigaoctets. Ce stockage pourrait être récupéré.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

1024

Type

Int32

Nom d’affichage du portail

Alerter lorsque le stockage inutilisé dépasse (Go)

TopSiteCount

Nombre de collections de sites les plus volumineuses à répertorier.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Int32

Nom d’affichage du portail

Nombre de collections de sites les plus volumineuses à signaler

EmailFrom

Adresse de l’expéditeur de l’e-mail d’alerte. Issue du paramètre du Tenant RJReport.EmailSender.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingHeaderImageUrl

Image d’en-tête de l’e-mail du rapport (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, 200 Ko max.). Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.HeaderImageUrl ; l’en-tête RealmJoin par défaut est utilisé si vide.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingFooterImageUrl

Image de pied de page de l’e-mail du rapport (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, 200 Ko max.). Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.FooterImageUrl ; le pied de page RealmJoin par défaut est utilisé si vide.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingFooterLink

Lien derrière l’image de pied de page de l’e-mail du rapport. Récupéré à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.FooterLink ; realmjoin.com est utilisé si vide.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingAccentColor

Couleur d’accentuation de l’e-mail du rapport sous forme de valeur hexadécimale à 6 chiffres. Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.AccentColor ; la valeur par défaut RealmJoin est utilisée si vide ou invalide.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

BrandingTextColor

Couleur du texte de l’e-mail du rapport sous forme de valeur hexadécimale à 6 chiffres. Récupérée à partir du paramètre du tenant RJReport.Branding.TextColor ; la valeur par défaut RealmJoin est utilisée si vide ou invalide.

Propriété

Valeur

Obligatoire

faux

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Masqué dans le portail

oui (prédéfini via la personnalisation du runbook)

AlertEmailTo

Adresse à laquelle l’alerte est envoyée lorsqu’une limite est dépassée.

Propriété

Valeur

Obligatoire

vrai

Valeur par défaut

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Adresse e-mail du destinataire de l’alerte

AlertEmailSubject

Objet de l’e-mail d’alerte.

Propriété

Valeur

Obligatoire

vrai

Valeur par défaut

RealmJoin - Alerte de stockage SharePoint Online

Type

Chaîne

Nom d’affichage du portail

Objet de l’e-mail d’alerte

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Mis à jour il y a 7 jours

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