Notificar a los usuarios sobre poco espacio en disco programado

Enviar un correo a los usuarios cuyos dispositivos se están quedando sin espacio en disco

Este es un runbook programado. Está diseñado para ejecutarse de forma recurrente en lugar de activarse para un único objeto. Consulte Programación para obtener detalles sobre cómo configurar las programaciones de runbook.

Descripción

Encuentra dispositivos Windows y macOS en Intune cuyo espacio libre en disco está por debajo de un límite, ya sea un número fijo de gigabytes o un porcentaje del disco. Cada usuario principal recibe un correo electrónico con la lista de sus dispositivos afectados y pasos prácticos para liberar espacio. Los dispositivos se clasifican como Warning o Critical. La ejecución puede limitarse a dispositivos críticos, a dispositivos con un inventario reciente, a un grupo de dispositivos y a ciertos usuarios. Un modo de simulación solo enumera quién sería notificado, y un destinatario de anulación redirige todos los correos a un buzón de prueba.

Casos de uso comunes

• Recordatorios recurrentes para usuarios cuyos dispositivos están a punto de quedarse sin espacio en disco, antes de que las actualizaciones y las instalaciones de aplicaciones empiecen a fallar
• Campañas en dos etapas: informar a los administradores de todos los dispositivos por debajo del umbral con Report Devices Low Diskspace, y notificar solo a los usuarios con dispositivos críticos mediante NotifyOnSeverity
• Despliegues por etapas por departamento o grupo piloto mediante las opciones de ámbito de usuario y grupo de dispositivos
• Excluyendo cuentas de servicio o compartidas mediante el grupo de exclusión

Actualidad y limitaciones de los datos

Los valores de espacio libre y total en disco se leen del inventario de hardware de Intune de cada dispositivo administrado. Este inventario se actualiza con la comprobación periódica del dispositivo, por lo que el runbook ve el estado del último inventario correcto y no el estado actual del dispositivo. Para evitar notificar a los usuarios basándose en números desactualizados, los dispositivos cuyo último sincronizado de Intune es anterior a MaxInventoryAgeDays (14 días de forma predeterminada) se omiten y se contabilizan por separado. Los dispositivos sin fecha de última sincronización se tratan también como desactualizados. Establezca el parámetro en 0 para deshabilitar esta comprobación.

El runbook complementario Report Devices Low Diskspace no aplica deliberadamente este filtro, por lo que también enumera dispositivos con un inventario obsoleto y puede mostrar más dispositivos de los que se notifican aquí. Ambos runbooks aplican el mismo umbral y la misma clasificación Crítico/Advertencia, por lo que un dispositivo se clasifica de forma idéntica en ambos; la diferencia en el recuento de dispositivos es exactamente la de los dispositivos omitidos por un inventario desactualizado, que este runbook informa como un número independiente en su salida.

Los dispositivos que informan de un tamaño total de disco de cero bytes no tienen un inventario de almacenamiento utilizable, por ejemplo dispositivos que aún no han completado un inventario. Dichos dispositivos se excluyen de la evaluación en lugar de tratarse como "0 GB libres", y su número se muestra en la salida de la consola.

Solo se evalúan dispositivos Windows y macOS. El inventario de almacenamiento de los dispositivos móviles es menos fiable, el umbral predeterminado en gigabytes está dimensionado para discos de escritorio y la guía de limpieza del correo es específica para los sistemas operativos de escritorio.

Este runbook es el equivalente orientado al usuario de Report Devices Low Diskspace. Ambos usan la misma configuración de umbral y la misma clasificación Crítico/Advertencia. Use el informe para la vista administrativa, incluidos los dispositivos sin usuario principal, y este runbook para pedir a los usuarios afectados que liberen espacio por sí mismos.

Umbral y severidad

ThresholdType selecciona si un dispositivo se considera en función de una cantidad fija de espacio libre (FreeSpaceThresholdGB) o en función de la proporción de espacio libre en relación con el tamaño del disco (FreeSpacePercentThreshold). Solo se muestra en el portal el campo que pertenece al tipo seleccionado.

Cada dispositivo por debajo del umbral se clasifica: los dispositivos por debajo de la mitad del umbral configurado se marcan como Crítico, y todos los demás dispositivos por debajo del umbral como Advertencia. La clasificación se muestra por dispositivo en el correo, y con las plantillas integradas en inglés y alemán la línea de asunto y la introducción cambian a un tono urgente en cuanto uno de los dispositivos del usuario es Crítico. La plantilla Personalizado tiene un único asunto y una única introducción, ambos tomados literalmente de la personalización del runbook, por lo que allí una notificación Crítico y una de Advertencia se muestran de forma idéntica: redacte el texto personalizado para que funcione en ambos casos.

NotifyOnSeverity controla qué dispositivos activan una notificación. De forma predeterminada, lo hacen todos los dispositivos por debajo del umbral (Advertencia y Crítico). Con solo Crítico, solo se contacta a los usuarios cuando un dispositivo está por debajo de la mitad del umbral. Esto permite un enfoque en dos etapas: informar a los administradores de todos los dispositivos por debajo del umbral mediante el runbook de informe, y notificar solo a los usuarios cuyos dispositivos sean críticos.

Comportamiento de la notificación

El runbook envía un correo por usuario principal que enumera todos los dispositivos afectados de ese usuario con sistema operativo, modelo, espacio libre y total en disco, clasificación y fecha del último inventario. El correo contiene pasos prácticos de limpieza para las plataformas de los dispositivos enumerados: la sección de Windows se incluye para dispositivos Windows, la sección de macOS para dispositivos macOS, y ambas cuando el usuario tiene dispositivos afectados de ambos tipos.

Los destinatarios se resuelven mediante Microsoft Graph: el usuario principal de un dispositivo se busca por el id de objeto de Entra que Intune informa en userId, de modo que las cuentas de invitado y los usuarios cuyo UPN actual difiere de la dirección registrada durante el alta se resuelven correctamente; los dispositivos sin un userId recurren a una búsqueda por nombre principal de usuario. Después, el correo se envía al atributo mail del usuario, con el nombre principal de usuario como alternativa cuando no se establece ningún atributo mail. Las cuentas deshabilitadas y los usuarios que no pueden resolverse se omiten y se enumeran en la salida de la consola. Los dispositivos sin usuario principal no pueden notificarse; se enumeran en la salida de la consola para seguimiento centralizado (el runbook de informe también los cubre).

SimulationMode enumera en la salida de la consola a los usuarios afectados, sus dispositivos y los destinatarios previstos sin enviar ningún correo. Úselo para validar los umbrales y los filtros de ámbito antes de la primera ejecución productiva.

OverrideEmailRecipient redirige TODAS las notificaciones a la dirección indicada (separadas por comas para varios destinatarios) en lugar de a los usuarios finales. Se registra una advertencia en cada ejecución mientras la anulación esté activa, y cada correo redirigido indica el usuario afectado en el asunto y en el cuerpo. Úselo para probar el contenido del correo o para reenviar todo a un buzón compartido.

Tenga en cuenta que entonces el buzón de anulación recibe un correo por cada usuario afectado, todos enviados en unos pocos segundos y con asuntos urgentes. Los filtros de correo pueden clasificar una ráfaga de mensajes similares como correo masivo o spam y moverlos a la carpeta de correo no deseado o a la cuarentena, en particular cuando el buzón de anulación pertenece a otro Tenant. El runbook solo ve que Microsoft Graph aceptó cada correo y lo informa como enviado; lo que ocurra después en el lado receptor no es visible en la salida del trabajo. Si los correos no llegan, compruebe la carpeta de correo no deseado y la cuarentena del buzón de anulación y ejecute un seguimiento de mensajes para la dirección del remitente. Un buzón en el mismo Tenant es el destino de prueba más fiable.

Opciones de ámbito

• Ámbito de usuario: Con UseUserScope habilitado, IncludeUserGroup limita las notificaciones a los usuarios que sean miembros de ese grupo, y ExcludeUserGroup suprime las notificaciones para los miembros de ese grupo. Ambos usan la pertenencia transitiva, por lo que se resuelven los grupos anidados, y ambos se leen una sola vez al inicio de la ejecución.
• Ámbito de dispositivo: IncludeDeviceGroup limita la evaluación a los dispositivos que sean miembros transitivos del grupo de dispositivos de Entra indicado. Los dispositivos se emparejan mediante su ID de dispositivo de Entra.

Cuando se configuran un ámbito de usuario y un ámbito de dispositivo, un dispositivo debe coincidir con ambos. Una búsqueda de grupo fallida detiene el runbook con un error en lugar de notificar silenciosamente a todos los usuarios.

Configuración relacionada con el envío de correo electrónico

Los correos de notificación se envían a los usuarios afectados; la dirección del remitente se toma de la configuración de Tenant y es obligatoria. RJReport.EmailSender del Tenant y es obligatoria.

Este runbook envía correos electrónicos usando la API de Microsoft Graph. Para enviar correos electrónicos mediante la API de Graph, debes configurar una dirección de correo electrónico existente en la personalización del runbook.

Consulta la documentación de configuración de informes de RealmJoin para obtener detalles sobre todas las configuraciones disponibles.

Branding del correo electrónico

El correo de notificación respeta la configuración opcional RJReport.Branding.* de configuración del tenant:

• Imagen de encabezado y pie de página – URL públicas HTTPS, PNG/JPEG/GIF, máx. 200 KB cada una
• Enlace del pie de página – destino de la imagen del pie de página
• Color de acento y texto – valores hexadecimales de 6 dígitos, p. ej. #0052cc

Cuando estas configuraciones no están definidas, se usan los gráficos y colores predeterminados de RealmJoin. Una imagen que no se puede descargar o validar, o un valor de color no válido, nunca impide el correo: en su lugar se usa el valor predeterminado correspondiente.

Instrucciones de configuración y requisitos de imagen: Branding del correo electrónico.

Información de contacto del Service Desk

La configuración opcional RJReport.ServiceDesk_DisplayName, RJReport.ServiceDesk_EMail, RJReport.ServiceDesk_Phone y RJReport.ServiceDesk_PortalUrl del Tenant agregan un bloque de contacto al final de cada correo. ServiceDeskTicketUrl puede además enlazar a un ticket.

Selección del idioma de la plantilla de correo

Este runbook admite tres opciones de plantilla de correo electrónico:

1. EN (inglés - predeterminado): usa la plantilla integrada en inglés
2. DE (alemán): usa la plantilla integrada en alemán
3. Personalizado: usa una plantilla personalizada de las personalizaciones del runbook

Uso de plantillas de correo personalizadas

Para usar una plantilla de correo personalizada (por ejemplo, en neerlandés, español o cualquier otro idioma), debe configurar el texto de la plantilla en las personalizaciones del runbook. Si falta algún parámetro de la plantilla personalizada, el runbook volverá automáticamente a la plantilla en inglés.

La plantilla personalizada consta de un asunto, un texto antes de la lista de dispositivos y un texto después de la lista de dispositivos. Los pasos de limpieza integrados, la sección "Why is this important" y la sección "Questions" se no muestran con la plantilla personalizada, por lo que el texto después de la lista de dispositivos debe contener su propia guía de limpieza.

Ejemplo: plantilla personalizada

{
    "Runbooks": {
        "rjgit-org_devices_notify-users-about-low-diskspace_scheduled": {
            "Parameters": {
                "CustomMailTemplateSubject": {
                    "Default": "Este es un asunto personalizado - Acción requerida: poco espacio en disco"
                },
                "CustomMailTemplateBeforeDeviceDetails": {
                    "Default": "**Esto está encima de los detalles del dispositivo.** \n\nEstimado usuario, los siguientes dispositivos se están quedando sin espacio en disco:"
                },
                "CustomMailTemplateAfterDeviceDetails": {
                    "Default": "**Esto está debajo de los detalles del dispositivo.** \n\n## Qué puede hacer ahora\n\n1. Vaciar la Papelera de reciclaje\n2. ..."
                }
            }
        }
    }
}

Notas importantes:

• Use \n para los saltos de línea en la configuración JSON
• Se admite formato Markdown (##, ###, **, -) en el texto de la plantilla
• Deben configurarse los tres parámetros de plantilla personalizada (Subject, BeforeDeviceDetails, AfterDeviceDetails)
• Si falta algún parámetro, el runbook vuelve automáticamente a la plantilla en inglés (EN)
• Al usar la plantilla personalizada, seleccione "Personalizado - Usar plantilla de las personalizaciones de Runbook" en la lista desplegable de plantilla de correo
• Las etiquetas de la lista de dispositivos se muestran en inglés para la plantilla personalizada

Ubicación

Organización → Dispositivos → Notificar a los usuarios sobre poco espacio en disco (programado)

Nombre completo del runbook

rjgit-org_devices_notify-users-about-low-diskspace_scheduled

Detalles

Propiedad	Valor
Versión	1.0.0
Módulos requeridos	RealmJoin.RunbookHelper (>= 0.8.9) Microsoft.Graph.Authentication (>= 2.39.0)
Programable	sí

Permisos

Permisos de aplicación

• Tipo: Microsoft Graph

  • DeviceManagementManagedDevices.Read.All

    • Lee los dispositivos administrados por Intune, incluidos freeStorageSpaceInBytes, totalStorageSpaceInBytes, lastSyncDateTime y el usuario principal (userId y userPrincipalName) para encontrar dispositivos por debajo del umbral de poco espacio en disco
  • User.Read.All

    • Resuelve cada usuario principal afectado (dirección de correo, nombre para mostrar y accountEnabled) antes de enviar la notificación
  • Mail.Send

    • Envía el correo de notificación de poco espacio en disco a cada usuario principal o al destinatario de anulación
  • Organization.Read.All (opcional — característica: nombre de Tenant en el pie de página del correo)

    • Lee /organization para obtener el nombre de Tenant que se muestra en el pie de página del correo; sin ello, el runbook vuelve a 'Tenant desconocido'
  • Directory.Read.All (opcional — característica: filtrado por ámbito de grupo)

    • Lee los miembros transitivos de usuario de los grupos de usuarios de inclusión/exclusión y los miembros transitivos de dispositivo (Entra device ID) del grupo de dispositivos opcional

Parámetros

ThresholdType

Por una cantidad fija de gigabytes libres o por el porcentaje de espacio libre en el disco.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	Espacio libre en GB
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	¿Cómo debe determinarse el poco espacio en disco?

Opciones del portal

Opción del portal	Valor
Espacio libre por debajo de un tamaño fijo (GB)	Espacio libre en GB
Espacio libre por debajo de un porcentaje del tamaño del disco (%)	Espacio libre en porcentaje

FreeSpaceThresholdGB

Los dispositivos con menos espacio libre que esta cantidad de gigabytes se ven afectados.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	20
Tipo	Int32
Nombre para mostrar en el portal	Límite de espacio libre (GB)

FreeSpacePercentThreshold

Los dispositivos con menos espacio libre que este porcentaje del disco se ven afectados.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	10
Tipo	Int32
Nombre para mostrar en el portal	Límite de espacio libre (%)
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

NotifyOnSeverity

Cada dispositivo por debajo del límite (Advertencia y Crítico), o solo los dispositivos por debajo de la mitad de este (solo Crítico).

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	Advertencia y Crítico
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	¿Qué dispositivos deben activar una notificación?

Opciones del portal

Opción del portal	Valor
Advertencia y Crítico - todos los dispositivos por debajo del umbral	Advertencia y Crítico
Solo Crítico - dispositivos por debajo de la mitad del umbral	solo Crítico

Windows

Incluye dispositivos Windows.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	Verdadero
Tipo	Booleano
Nombre para mostrar en el portal	¿Incluir dispositivos Windows?

MacOS

Incluye dispositivos macOS.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	Verdadero
Tipo	Booleano
Nombre para mostrar en el portal	¿Incluir dispositivos macOS?

MaxInventoryAgeDays

Los dispositivos cuyo último sincronizado de Intune sea anterior a esta cantidad de días se omiten, ya que sus datos de disco están desactualizados. 0 desactiva la comprobación.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	14
Tipo	Int32
Nombre para mostrar en el portal	Omitir dispositivos no sincronizados durante (días)

EmailFrom

Dirección del remitente del correo de notificación. Tomada de la configuración del inquilino RJReport.EmailSender.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingHeaderImageUrl

Imagen de encabezado del correo electrónico del informe (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, máx. 200 KB). Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.HeaderImageUrl; se usa el encabezado predeterminado de RealmJoin cuando está vacía.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingFooterImageUrl

Imagen de pie de página del correo electrónico del informe (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, máx. 200 KB). Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.FooterImageUrl; se usa el pie de página predeterminado de RealmJoin cuando está vacía.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingFooterLink

Enlace detrás de la imagen de pie de página del correo electrónico del informe. Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.FooterLink; se usa realmjoin.com cuando está vacío.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingAccentColor

Color de acento del correo electrónico del informe como valor hexagonal de 6 dígitos. Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.AccentColor; se usa el valor predeterminado de RealmJoin cuando está vacío o no es válido.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingTextColor

Color del texto del correo electrónico del informe como valor hexagonal de 6 dígitos. Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.TextColor; se usa el valor predeterminado de RealmJoin cuando está vacío o no es válido.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

ServiceDeskDisplayName

Nombre del servicio de asistencia que se muestra en el correo. Tomado de la configuración del inquilino RJReport.ServiceDesk_DisplayName.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

ServiceDeskEmail

Dirección de correo del servicio de asistencia que se muestra en el correo. Tomada de la configuración del inquilino RJReport.ServiceDesk_EMail.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

ServiceDeskPhone

Número de teléfono del servicio de asistencia que se muestra en el correo. Tomado de la configuración del inquilino RJReport.ServiceDesk_Phone.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

ServiceDeskPortalUrl

Enlace al portal del servicio de asistencia que se muestra en el correo. Tomado de la configuración del inquilino RJReport.ServiceDesk_PortalUrl.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

ServiceDeskTicketUrl

Enlace al ticket del service desk que se muestra en el correo. Se toma de la configuración del Tenant RJReport.ServiceDesk_TicketUrl; si está vacío, no hay enlace.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

UseUserScope

Indica si los usuarios se filtran por pertenencia a grupos. Se establece mediante la opción "¿Filtrar usuarios por grupo?".

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	Falso
Tipo	Booleano
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

IncludeUserGroup

Solo se notifican los usuarios de este grupo, incluidos los grupos anidados.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Incluir usuarios del grupo
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

ExcludeUserGroup

No se notifica a los usuarios de este grupo, incluidos los grupos anidados.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Excluir usuarios del grupo
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

IncludeDeviceGroup

Solo se comprueban los dispositivos de este grupo de Entra ID, incluidos los grupos anidados. Puede combinarse con el filtro de usuarios.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Limitar a dispositivos del grupo

OverrideEmailRecipient

Envía cada correo a estas direcciones en lugar de a los usuarios, para pruebas y pilotos. El buzón recibe un correo por cada usuario afectado en cuestión de segundos, lo que los filtros de correo pueden tratar como spam; es preferible un buzón de su propio Tenant.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Redirigir todos los correos a

SimulationMode

La simulación solo enumera a los usuarios y dispositivos afectados; no se envía nada.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	Falso
Tipo	Booleano
Nombre para mostrar en el portal	Modo de notificación

Opciones del portal

Opción del portal	Valor
Enviar notificaciones a los usuarios	falso
Simulación: listar solo los usuarios afectados, no enviar nada	verdadero

MailTemplateLanguage

Inglés, alemán o la plantilla personalizada de la personalización del runbook; se usa inglés donde la plantilla personalizada está vacía.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	EN
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Plantilla de correo
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

CustomMailTemplateSubject

Asunto del correo cuando se usa la plantilla personalizada, tanto para Advertencia como para Crítico.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Personalizado: asunto del correo
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

CustomMailTemplateBeforeDeviceDetails

Texto encima de la lista de dispositivos cuando se usa la plantilla personalizada. Se permite Markdown.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Personalizado: texto antes de la lista de dispositivos
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

CustomMailTemplateAfterDeviceDetails

Texto debajo de la lista de dispositivos cuando se usa la plantilla personalizada; reemplaza los pasos de limpieza integrados. Se permite Markdown.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Personalizado: texto después de la lista de dispositivos
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

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