Generar informe programado de almacenamiento del tenant de SharePoint

Supervisar el almacenamiento de SharePoint y alertar cuando se superen los límites

Este es un runbook programado. Está diseñado para ejecutarse de forma recurrente en lugar de activarse para un único objeto. Consulte Programación para obtener detalles sobre cómo configurar las programaciones de runbook.

Descripción

Comprueba el almacenamiento del Tenant de SharePoint Online en cada ejecución: la cuota, cuánto se usa y las colecciones de sitios que más consumen. El inventario completo se escribe en la salida de la ejecución. Solo se envía un correo electrónico de alerta cuando el almacenamiento libre cae por debajo del límite de almacenamiento bajo o cuando el almacenamiento licenciado pero no usado supera el límite recuperable.

Casos de uso comunes

• Comprobación diaria programada del estado del almacenamiento del Tenant de SharePoint Online que solo alerta cuando se supera un umbral.
• Detectar un Tenant que se acerca a su cuota de almacenamiento antes de que se impida a los usuarios guardar archivos.
• Detectar una gran cantidad de almacenamiento licenciado sin usar, potencialmente recuperable.

Programación y salida

Se recomienda una programación diaria. El resumen de almacenamiento, el resultado de ambas comprobaciones de umbral y las principales colecciones de sitios se escriben en la Datos de salida pestaña del trabajo en cada ejecución, independientemente de si se supera o no un umbral, por lo que el historial del trabajo sigue siendo útil en días sin alerta. No se crean archivos de informe.

Interacciones de parámetros

• AlertLowStorageLimitInGB alerta cuando el almacenamiento libre del Tenant cae por debajo del valor configurado.
• AlertUnusedStorageLimitInGB alerta cuando el almacenamiento libre del Tenant supera el valor configurado, un indicador de almacenamiento licenciado recuperable. Establézcalo en 0 para deshabilitar esta comprobación.
• Ambas comprobaciones pueden activarse en la misma ejecución solo cuando AlertLowStorageLimitInGB está configurado por encima de AlertUnusedStorageLimitInGB; revise ambos valores juntos al ajustar los umbrales.
• El correo electrónico de alerta solo se envía cuando se supera al menos un umbral. Una ejecución sin superación finaliza normalmente y no envía nada.
• La lista de las principales colecciones de sitios cubre solo colecciones de sitios de SharePoint. Los sitios de OneDrive para la Empresa se excluyen porque su almacenamiento no cuenta para la cuota de almacenamiento del Tenant que supervisa este runbook.

Configuración relacionada con el envío de correo electrónico

El envío del correo electrónico de alerta solo ocurre cuando se supera un umbral de almacenamiento; se envía al destinatario (AlertEmailTo). La dirección del remitente se toma de RJReport.EmailSender configuración del tenant.

Este runbook envía correos electrónicos usando la API de Microsoft Graph. Para enviar correos electrónicos mediante la API de Graph, debes configurar una dirección de correo electrónico existente en la personalización del runbook.

Consulta la documentación de configuración de informes de RealmJoin para obtener detalles sobre todas las configuraciones disponibles.

Branding del correo electrónico

El correo electrónico del informe respeta las opciones opcionales RJReport.Branding.* de configuración del tenant:

• Imagen de encabezado y pie de página – URL públicas HTTPS, PNG/JPEG/GIF, máx. 200 KB cada una
• Enlace del pie de página – destino de la imagen del pie de página
• Color de acento y texto – valores hexadecimales de 6 dígitos, p. ej. #0052cc

Cuando estas configuraciones no están definidas, se usan las imágenes y colores predeterminados de RealmJoin. Una imagen que no se pueda descargar o validar, o un valor de color no válido, nunca impide el correo electrónico del informe: se utiliza en su lugar el valor predeterminado correspondiente.

Instrucciones de configuración y requisitos de imagen: Branding del correo electrónico.

Limitaciones

• Enumerar todas las colecciones de sitios puede tardar varios minutos en Tenants con un gran número de sitios.

Ubicación

Organización → Colab → Informar almacenamiento de Tenant de SharePoint (programado)

Nombre completo del runbook

rjgit-org_collab_report-sharepoint-tenant-storage_scheduled

Detalles

Propiedad	Valor
Versión	1.5.0
Módulos requeridos	RealmJoin.RunbookHelper (>= 0.8.9) Microsoft.Graph.Authentication (>= 2.39.0) PnP.PowerShell (>= 3.4.1)
Programable	sí

Permisos

Permisos de aplicación

• Tipo: Microsoft Graph

  • Mail.Send

    • Envía el correo electrónico de alerta de umbral de almacenamiento mediante Send-RjRbReportEmail; el propósito completo de este runbook es la alerta, por lo que el envío es incondicional ante una superación, no un interruptor
  • Organization.Read.All

    • Lee /organization para resolver el nombre para mostrar del Tenant usado en el asunto y la marca del correo electrónico de alerta
  • Sites.Read.All

    • Lee el sitio raíz del Tenant (/sites/root) para derivar la URL del centro de administración de SharePoint usada por Connect-PnPOnline
• Tipo: Office 365 SharePoint Online

  • Sites.FullControl.All

    • Este runbook se conecta con Connect-PnPOnline -ManagedIdentity contra la URL del centro de administración de SharePoint y llama a los cmdlets de administración del Tenant Get-PnPGeoStorageQuota y Get-PnPTenantSite, que requieren control total en todo el Tenant; Sites.Read.All, solo lectura, no es suficiente para el punto de conexión de administración del Tenant

Notas de permisos

SharePoint Online: conceda Sites.FullControl.All sobre el recurso 'Office 365 SharePoint Online' (appId 00000003-0000-0ff1-ce00-000000000000) a la identidad administrada de la cuenta de Automation: esta concesión solo de aplicación no puede realizarse mediante el flujo estándar de asignación de roles de aplicación de Entra usado para Microsoft Graph y debe asignarse manualmente por Tenant.

Parámetros

AlertLowStorageLimitInGB

Envíe una alerta cuando el almacenamiento libre del Tenant caiga por debajo de esta cantidad de gigabytes.

Propiedad	Valor
Requerido	verdadero
Valor predeterminado	200
Tipo	Int32
Nombre para mostrar en el portal	Alerta cuando el almacenamiento libre cae por debajo (GB)

AlertUnusedStorageLimitInGB

Envíe una alerta cuando el almacenamiento licenciado que no usa ningún sitio exceda esta cantidad de gigabytes. Ese almacenamiento podría recuperarse.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	1024
Tipo	Int32
Nombre para mostrar en el portal	Alerta cuando el almacenamiento sin usar supera (GB)

TopSiteCount

Cuántas de las colecciones de sitios más grandes se enumeran.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado	10
Tipo	Int32
Nombre para mostrar en el portal	Número de colecciones de sitios principales a informar

EmailFrom

Dirección del remitente del correo electrónico de alerta. Se toma de la configuración del Tenant RJReport.EmailSender.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingHeaderImageUrl

Imagen de encabezado del correo electrónico del informe (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, máx. 200 KB). Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.HeaderImageUrl; se usa el encabezado predeterminado de RealmJoin cuando está vacía.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingFooterImageUrl

Imagen de pie de página del correo electrónico del informe (URL HTTPS, PNG/JPEG/GIF, máx. 200 KB). Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.FooterImageUrl; se usa el pie de página predeterminado de RealmJoin cuando está vacía.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingFooterLink

Enlace detrás de la imagen de pie de página del correo electrónico del informe. Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.FooterLink; se usa realmjoin.com cuando está vacío.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingAccentColor

Color de acento del correo electrónico del informe como valor hexagonal de 6 dígitos. Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.AccentColor; se usa el valor predeterminado de RealmJoin cuando está vacío o no es válido.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

BrandingTextColor

Color del texto del correo electrónico del informe como valor hexagonal de 6 dígitos. Tomada de la configuración del tenant RJReport.Branding.TextColor; se usa el valor predeterminado de RealmJoin cuando está vacío o no es válido.

Propiedad	Valor
Requerido	falso
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Oculto en el portal	sí (preestablecido mediante la personalización del runbook)

AlertEmailTo

Dirección a la que se envía la alerta cuando se supera un límite.

Propiedad	Valor
Requerido	verdadero
Valor predeterminado
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Dirección de correo electrónico del destinatario de la alerta

AlertEmailSubject

Línea de asunto del correo electrónico de alerta.

Propiedad	Valor
Requerido	verdadero
Valor predeterminado	RealmJoin - Alerta de almacenamiento de SharePoint Online
Tipo	Cadena
Nombre para mostrar en el portal	Asunto del correo electrónico de alerta

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