Geplanter Bericht über den SharePoint-Tenant-Speicher

SharePoint-Speicher überwachen und warnen, wenn Limits überschritten werden

Dies ist ein geplantes Runbook. Es ist dafür vorgesehen, nach einem wiederkehrenden Zeitplan ausgeführt zu werden, statt für ein einzelnes Objekt ausgelöst zu werden. Siehe Zeitplanung für Details zur Konfiguration von Runbook-Zeitplänen.

Beschreibung

Prüft bei jedem Lauf den Speicher des SharePoint Online-Mandanten: das Kontingent, die genutzte Menge und die Websitesammlungen, die am meisten Speicher belegen. Das vollständige Inventar wird in die Ausgabedaten des Laufs geschrieben. Eine Warn-E-Mail wird nur gesendet, wenn der freie Speicher unter das Niedrigspeicherlimit fällt oder der lizenzierte, aber ungenutzte Speicher das wiederherstellbare Limit überschreitet.

Häufige Anwendungsfälle

Geplante tägliche Gesundheitsprüfung des SharePoint Online-Mandantenspeichers, die nur warnt, wenn ein Schwellenwert überschritten wird.
Einen Mandanten erkennen, der sich seinem Speicherkontingent nähert, bevor Benutzer daran gehindert werden, Dateien zu speichern.
Das Erkennen einer großen Menge ungenutzten, potenziell wiederherstellbaren lizenzierten Speichers.

Planung und Ausgabe

Ein täglicher Zeitplan wird empfohlen. Die Speicherübersicht, das Ergebnis beider Schwellenwertprüfungen und die obersten Websitesammlungen werden in die Ausgabedaten Registerkarte des Jobs bei jedem Lauf geschrieben, unabhängig davon, ob ein Schwellenwert überschritten wird, damit der Jobverlauf auch an Tagen ohne Alarm nützlich bleibt. Es werden keine Berichtsdateien erstellt.

Wechselwirkungen der Parameter

AlertLowStorageLimitInGB warnt, wenn der freie Mandantenspeicher unter den konfigurierten Wert fällt.
AlertUnusedStorageLimitInGB warnt, wenn der freie Mandantenspeicher über den konfigurierten Wert steigt, ein Indikator für wiederherstellbaren lizenzierten Speicher. Setzen Sie ihn auf 0 um diese Prüfung zu deaktivieren.
Beide Prüfungen können im selben Lauf nur dann auslösen, wenn AlertLowStorageLimitInGB höher konfiguriert ist als AlertUnusedStorageLimitInGB; überprüfen Sie beide Werte gemeinsam, wenn Sie die Schwellenwerte anpassen.
Die Warn-E-Mail wird nur gesendet, wenn mindestens ein Schwellenwert überschritten wird. Ein Lauf ohne Überschreitung wird normal abgeschlossen und sendet nichts.
Die Liste der obersten Websitesammlungen umfasst nur SharePoint-Websitesammlungen. OneDrive for Business-Websites sind ausgeschlossen, da ihr Speicher in diesem Lauf nicht auf das Speicherkontingent des Mandanten angerechnet wird, das dieses Runbook überwacht.

Einrichtung für den E-Mail-Versand

Das Senden der Warn-E-Mail erfolgt nur, wenn ein Speichergrenzwert überschritten wird; sie geht an den Empfänger (AlertEmailTo). Die Absenderadresse wird aus dem RJReport.EmailSender Mandanten-Einstellung übernommen.

Dieses Runbook sendet E-Mails über die Microsoft Graph API. Um E-Mails über die Graph API zu senden, müssen Sie in der Runbook-Anpassung eine vorhandene E-Mail-Adresse konfigurieren.

Siehe die RealmJoin Report Settings Dokumentation für Details zu allen verfügbaren Einstellungen.

E-Mail-Branding

Die Berichts-E-Mail berücksichtigt die optionalen RJReport.Branding.* Mandanten-Einstellungen:

Header- und Footer-Bild – öffentliche HTTPS-URLs, PNG/JPEG/GIF, jeweils max. 200 KB
Footer-Link – Ziel des Footer-Bildes
Akzent- und Textfarbe – 6-stellige Hexwerte, z. B. #0052cc

Wenn diese Einstellungen nicht konfiguriert sind, werden die standardmäßigen RealmJoin-Grafiken und -Farben verwendet. Ein Bild, das nicht heruntergeladen oder validiert werden kann, oder ein ungültiger Farbwert verhindert niemals die Berichts-E-Mail – stattdessen wird der entsprechende Standard verwendet.

Einrichtungsanweisungen und Bildanforderungen: E-Mail-Branding.

Einschränkungen

Das Auflisten aller Websitesammlungen kann in Mandanten mit einer großen Anzahl von Websites mehrere Minuten dauern.

Ort

Organisation → Collab → SharePoint-Mandanten-Speicherbericht (Geplant)

Vollständiger Runbook-Name

rjgit-org_collab_report-sharepoint-tenant-storage_scheduled

Details

Eigenschaft

Wert

Version

1.5.0

Erforderliche Module

RealmJoin.RunbookHelper (>= 0.8.9) Microsoft.Graph.Authentication (>= 2.39.0) PnP.PowerShell (>= 3.4.1)

Planbar

Berechtigungen

Anwendungsberechtigungen

Typ: Microsoft Graph
- Mail.Send
  - Sendet die Speicher-Schwellenwert-Warn-E-Mail über Send-RjRbReportEmail; der gesamte Zweck dieses Runbooks ist der Alarm, daher ist das Senden bei einer Überschreitung nicht optional, sondern zwingend
- Organization.Read.All
  - Liest /organization, um den im Betreff und Branding der Warn-E-Mail verwendeten Anzeigenamen des Mandanten aufzulösen
- Sites.Read.All
  - Liest die Stammwebsite des Mandanten (/sites/root), um die SharePoint-Admin-Center-URL abzuleiten, die von Connect-PnPOnline verwendet wird
Typ: Office 365 SharePoint Online
- Sites.FullControl.All
  - Dieses Runbook verbindet sich mit Connect-PnPOnline -ManagedIdentity gegen die SharePoint-Admin-Center-URL und ruft die Mandanten-Admin-Cmdlets Get-PnPGeoStorageQuota und Get-PnPTenantSite auf, die mandantenweiten Vollzugriff erfordern; das schreibgeschützte Sites.Read.All reicht für den Mandanten-Admin-Endpunkt nicht aus

Hinweise zu Berechtigungen

SharePoint Online: Gewähren Sie Sites.FullControl.All für die Ressource 'Office 365 SharePoint Online' (appId 00000003-0000-0ff1-ce00-000000000000) der verwalteten Identität des Automation-Kontos — diese reine App-Berechtigung kann nicht über den üblichen Entra-App-Rollenzuweisungsfluss für Microsoft Graph erteilt werden und muss mandantenweise manuell zugewiesen werden.

Parameter

AlertLowStorageLimitInGB

Senden Sie eine Warnung, wenn der freie Mandantenspeicher unter diese Anzahl Gigabyte fällt.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

Standardwert

200

Typ

Int32

Anzeigename im Portal

Warnen, wenn der freie Speicher unter (GB) fällt

AlertUnusedStorageLimitInGB

Senden Sie eine Warnung, wenn der lizenzierte Speicher, den keine Website nutzt, diese Anzahl Gigabyte überschreitet. Dieser Speicher könnte zurückgewonnen werden.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

1024

Typ

Int32

Anzeigename im Portal

Warnen, wenn ungenutzter Speicher über (GB) steigt

TopSiteCount

Wie viele der größten Websitesammlungen aufgelistet werden.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

Typ

Int32

Anzeigename im Portal

Anzahl der zu meldenden obersten Websitesammlungen

EmailFrom

Absenderadresse der Warn-E-Mail. Aus der Mandanteneinstellung RJReport.EmailSender entnommen.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

Typ

Zeichenfolge

Im Portal ausgeblendet

ja (vorkonfiguriert über Runbook-Anpassung)

BrandingHeaderImageUrl

Headerbild der Berichts-E-Mail (HTTPS-URL, PNG/JPEG/GIF, max. 200 KB). Wird aus der Mandanten-Einstellung RJReport.Branding.HeaderImageUrl übernommen; bei leerem Wert wird der standardmäßige RealmJoin-Header verwendet.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

Typ

Zeichenfolge

Im Portal ausgeblendet

ja (vorkonfiguriert über Runbook-Anpassung)

BrandingFooterImageUrl

Footerbild der Berichts-E-Mail (HTTPS-URL, PNG/JPEG/GIF, max. 200 KB). Wird aus der Mandanten-Einstellung RJReport.Branding.FooterImageUrl übernommen; bei leerem Wert wird der standardmäßige RealmJoin-Footer verwendet.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

Typ

Zeichenfolge

Im Portal ausgeblendet

ja (vorkonfiguriert über Runbook-Anpassung)

BrandingFooterLink

Link hinter dem Footerbild der Berichts-E-Mail. Wird aus der Mandanten-Einstellung RJReport.Branding.FooterLink übernommen; bei leerem Wert wird realmjoin.com verwendet.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

Typ

Zeichenfolge

Im Portal ausgeblendet

ja (vorkonfiguriert über Runbook-Anpassung)

BrandingAccentColor

Akzentfarbe der Berichts-E-Mail als 6-stelliger Hexwert. Wird aus der Mandanten-Einstellung RJReport.Branding.AccentColor übernommen; bei leerem oder ungültigem Wert wird der Standard von RealmJoin verwendet.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

Typ

Zeichenfolge

Im Portal ausgeblendet

ja (vorkonfiguriert über Runbook-Anpassung)

BrandingTextColor

Textfarbe der Berichts-E-Mail als 6-stelliger Hexwert. Wird aus der Mandanten-Einstellung RJReport.Branding.TextColor übernommen; bei leerem oder ungültigem Wert wird der Standard von RealmJoin verwendet.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

nein

Standardwert

Typ

Zeichenfolge

Im Portal ausgeblendet

ja (vorkonfiguriert über Runbook-Anpassung)

AlertEmailTo

Adresse, an die die Warnung gesendet wird, wenn ein Grenzwert überschritten wird.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

Standardwert

Typ

Zeichenfolge

Anzeigename im Portal

E-Mail-Adresse des Warnempfängers

AlertEmailSubject

Betreffzeile der Warn-E-Mail.

Eigenschaft

Wert

Erforderlich

Standardwert

RealmJoin - SharePoint Online-Speicherwarnung

Typ

Zeichenfolge

Anzeigename im Portal

Betreff der Warn-E-Mail

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Zuletzt aktualisiert vor 7 Tagen

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